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Gli obiettivi di Lyra - Il Workflow
Il nome del nostro sistema di workflow è stato preso in prestito da una costellazione, quello della Lyra. Questa costellazione rappresenta uno strumento musicale simile ad un' arpa, la lira, che secondo la mitologia greca fu creata da Ermete con uno scudo di una tartaruga, due corna d' ariete ed i nervi dei buoi sottratti ad Apollo. Quest' ultimo, sorpreso dal fatto che uno strumento musicale potesse emettere suoni così melodiosi anche senza essere accompagnato dal canto, strappò la lira ad Ermete e la diede ad Orfeo, il grande cantore della mitologia greca. Lo strumento fu così utilizzato per accompagnare Giasone nella spedizione degli Argonauti, affinchè ascoltando la musica non potessero essere ammaliati dalle Sirene, come era accaduto per Ulisse. Similmente l' obiettivo di questo sistema di workflow è quello di consentire l' esecuzione dei processi lavorativi in modo armonioso, sicuro ed a prova di errore, senza subire tutte quelle interferenze e quelle distrazioni che solitamente si incontrano svolgendo il proprio lavoro in maniera tradizionale.

Concetti di base
Lyra consente di definire molteplici processi. Ogni processo è formato da una serie di attività che devono essere svolte dai partecipanti. Ogni attività è legata ad un' altra attività mediante uno o più transizioni. Una transizione può essere eseguita ed attivare una nuova attività in base ad alcune regole che possono essere definite a piacere.

I Partecipanti
Un partecipante al sistema di workflow è un soggetto in grado di prendere parte alle attività definite nei processi. Può essere una persona, un robot, una gruppo od una ruolo. Una persona è semplicemente un operatore umano, mentre un robot è una procedura automatica, un programma, che riesce a svolgere autonomamente delle operazioni ben specifiche come stampare un documento, inviare una e-mail o memorizzare dei dati in un database. Un gruppo è invece formato da un insieme di persone, mentre un ruolo rappresenta un altro qualsiasi partecipante investito da una una funzione ben precisa.

I Processi
Un processo di workflow è costituito da un insieme di attività e di transizioni. Nel sistema possono essere definiti un numero qualsiasi di processi. Definire un processo significa definire le attività, intese come azioni unitarie ed indivisibili, che lo compongono e collegarle insieme attraverso delle transizioni che determinano se e quando le attività vanno eseguite. Ad ogni attività è associato un partecipante che rappresenta il soggetto che deve di fatto eseguirla così come una serie di attributi che la caratterizzano quali descrizioni, condizioni di inizio e fine, documentazione, modulistica, etc... Similmente ad ogni transizione è associata l'attività di provenienza e quella di arrivo oltre ad una regola che deve essere verificata affinche venga eseguita. L' operazione di definizione di un processo viene svolta in modo visuale, utilizzando un tool grafico che consente di disegnare effettivamente il processo rappresentandolo come un insieme di figure, le attività, e di freccie, le transizioni, che collegano le figure tra loro e quindi le attività tra loro.

Le Attività
Una attività rappresenta un' azione unica ed indivisibile di un processo. Le attività possono essere divise in due tipi basilari, quelle automatiche e quelle manuali. Le attività automatiche sono quelle che non necessitano di un operatore umano per poter essere eseguite, ma vengono svolte da un robot software. Attività di questo tipo sono l' invio di una e-mail o di un fax, la memorizzazione o l' estrazione di dati in un database, la stampa di un documento, l' avvio di una applicazione specifica. In pratica è possibile associare ad una attività uno script personalizzato che viene eseguito da un robot quando necessario ed in assoluta autonomia. Le attività manuali sono invece quelle attività che devono essere svolte da un operatore umano. Poichè la maggior parte di queste attività manuali consiste nell' inserire dei dati, il sistema di workflow consente di definire dei moduli elettronici in cui inserire le informazioni richieste dal processo: si può quindi associare un certo tipo di modulo ad una certo tipo di attività. In altri casi quando una attività è del tutto manuale il sistema consente di definire ed associare alla stessa un documento descrittivo che indicata all' operatore tutte le informazioni necessarie per portarla a termine.

L'assegnazione delle attività ai partecipanti
Quando si disegna un processo e si definisce una attività si deve ovviamente definire anche chi deve compiere tale attività. Lyra consente di usare una assegnazione statica od una assegnazione dinamica. Una assegnazione statica consiste semplicemente nell' assegnare una certa attività ad un partecipante specifico. Ma per trarre maggiore vantaggio è possibile avere una assegnazione dinamica, cioè far decidere al sistema a quale partecipante assegnare l' attività indicando come partecipante un gruppo di persone tra cui scegliere secondo alcune regole specifiche. Si può così far assegnare l' attività a chi ha meno carico di lavoro, a chi ha svolto meno attività di quel tipo in un certo periodo, a chi svolge quel tipo di attività più velocemente, etc...

La condivisione dei documenti
L' utilizzo è estremamente semplice ed intuitivo una volta che si è presa familiarità con i concetti di base. Possiamo dividere tre tipi di soggetti che useranno il prodotto: l' amministratore di sistema, il process analyst & designer, l' utente. Partendo con un buon skill informatico, un amministratore di sistema può essere formato con un corso di 20 ore, un process analyst & designer con un corso di 40 ore, mentre per un utente occorrono solo 3 ore.

Taluni processi necessitano che, oltre ai dati, anche dei documenti passino da un partecipante ad un altro in modo da essere disponibili durante certe attività. Lyra quindi consente ai partecipanti di collegare ai processi, e quindi di condividere, qualunque tipo di documento, sia trattandolo come un normale file sia come un URI nel caso risieda su file server condiviso.

Il riscontro ottenibile da Lyra Workflow
Tutte i dati riguardanti ogni attività svolta vengono memorizzati per cui, utilizzando un apposito strumento di analisi, è possibile porre delle domande specifiche a cui il sistema può dare una risposta altrettando precisa. Ad esempio è possibile sapere quanto tempo un partecipante ha speso per eseguire un certo tipo di attività, oppure sapere quale è lo stato attuale di un processo verificando quanto tempo è stato impiegato per ogni singola attività già eseguita. Si possono così individuare colli di bottiglia o verificare il carico di lavoro dei singoli partecipanti al fine di ottimizzare i processi e diminuirne i tempi ed i costi di esecuzione.

Gli applicativi che conpongono lyra workflow
Lyra WorkFlow Server: il server che racchiude la logica applicativa dell' intera applicazione, multi-tier.
Lyra WorkFlow Process Designer: il client che consente di definire nuovi processi in maniera visuale.
Lyra WorkFlow User Manager: il client che consente di gestire i partecipanti al workflow.
Lyra WorkFlow Resource Editor: il client che consente di disegnare la modulistica elettronica e le altre risorse richiesta nelle attività.
Lyra WorkFlow Client: il client che consente ai partecipanti di avviare nuovi processi e di prendere parte alle attività.
Lyra WorkFlow Robot: il client che consente di gestire le attività totalmente automatizzate.
Lyra WorkFlow SDK: il kit di sviluppo, formato da DLL ed OCX, che consente di integrare le proprie applicazioni al sistema.

Integrazione con altri sistemi
Grazie all' SDK è possibile integrare questo potente sistema di workflow con la maggior parte delle applicazioni. Ecco alcuni possibili scenari:
Un sistema di archiviazione ottica e gestione documentale protrebbe essere interfacciato a Lyra WorkFlow in modo tale che i documenti acquisiti possano seguire un flusso di lavoro in modo automatico, basato sulla tipologia di documento, sulle chiavi di classificazione usate o semplicemente sulla scelta dell' operatore.
Una applicazione su web server internet/intranet ricevendo dei form html da internet, interfacciandosi a Lyra WorkFlow, potrebbe instanziare il giusto processo in base al tipo di richiesa ricevuta: richiesta di informazioni, invio di un ordine, richiesta di supporto, etc...
Un programma personalizzato di e-mail interfacciandosi a Lyra WorkFlow potrebbe verificare perodicamente l' elenco delle attività previste per ogni partecipante ed inviare un messaggio per sollecitarne l'esecuzione.
Una applicazione di eleaborazione testi standard potrebbe essere personalizzata in modo che, interfacciandosi a Lyra WorkFlow (mediante VisualBasic for Application® per esempio), possa consentire di instradare il documento appena creato nel giusto iter.

Vantaggi
Oltre a migliorare la qualità del lavoro, questo sistema di workflow consente di ottenere un tangibile risparmio di danaro: il sistema si ripaga da solo nel breve periodo ! Consideriamo per assurdo che utilizzando Lyra WorkFlow ogni partecipante riesce a risparmiare solo 5 minuti in ogni ora di lavoro, si ottiene un risparmio di circa 14 ore al mese che su base annua diventa di oltre 150 ore. Moltiplicando questo valore per il costo orario di ogni risorsa umana e per il numero di risorse umane coinvolte è chiaro che stiamo parlando di migliaia e migliaia di euro ! Nella realtà il risparmio può arrivare ben oltre le più rosee aspettative grazie agli strumenti di verifica che possono migliorare i processi aziendali e grazie agli automatismi che si possono creare. Oltre al risparmio anche l' immagine aziendale migliora, i tempi di latenza diminuiscono e ciascuno si può concentrare sul proprio lavoro senza curarsi di altro.

Caratteristiche tecniche
La piattaforma con cui è compatibile Lyra WorkFlow è quella Microsoft Windows a 32 bit, quindi può girare su tutti i sistemi Windows 98/ME/NT/2000/XP/Vista/7, mentre architettura è di tipo three-tiers per cui abbiamo un database server, un application server e dei clients.
Data l' enorme mole di informazioni che il sistema deve gestire è richiesto la presenza di un DBMS SQL Client/Server a cui il workflow server si collega mediante le tecnologie ADO, dbExpress, BDE, ODBC per la massima libertà di scelta. Il DBMS può essere quindi di qualsiasi tipo: Interbase, Microsoft SQL Server, Oracle, Informix, DB2, mySQL, etc...
Gli applicativi clients dialogano con il workflow server utilizzando a scelta connessioni di tipo DCOM, HTTP oppure TCP/IP, in modo da semplificare al massimo la configurazione del sistema.
Il workflow client è disponibile anche come ActiveX per cui può essere anche non installato sui clients ma usato direttamente tramite browser Internet Explorer 3.x o superiore / mozilla.

L'utilizzo di Lyra workflow
L' utilizzo è estremamente semplice ed intuitivo una volta che si è presa familiarità con i concetti di base. Possiamo dividere tre tipi di soggetti che useranno il prodotto: l'amministratore di sistema, il process analyst & designer, l'utente. Partendo con un buon skill informatico, un amministratore di sistema può essere formato con un corso di 20 ore, un process analyst & designer con un corso di 40 ore, mentre per un utente occorrono solo 3 ore.

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